Il verbale degli organi ispettivi costituisce un atto pubblico ai sensi dell'art.2699 c.c.. Da tale natura del verbale discende il suo particolare regime probatorio, c.d. efficacia probatoria privilegiata, ex art.2700 c.c.: l'atto accertativo fa piena prova in ordine alla provenienza di esso, al suo autore, alle operazioni che il verbalizzante dichiara di aver compiuto, ai fatti che il medesimo attesta essere avvenuti in sua presenza. L'unico rimedio accordato a chi volesse contraddire tali risultanze dell'atto è la querela di falso.
L'art.10, c5, D.lgs.124 / 2004 ha stabilito che i verbali ispettivi fanno prova secondo le leggi vigenti in relazione agli elementi di fatto acquisiti e documentati. Peraltro, secondo l'orientamento prevalente, per fatti dotati di efficacia probatoria privilegiata devono intendersi solo quelli oggetto di conoscenza diretta da parte dell'organo accertatore, quindi fatti avvenuti in sua presenza, e non quelli appresi in modo indiretto, tramite terzi. Il contenuto delle dichiarazioni acquisite dagli organi di vigilanza durante le ispezioni non sarebbero quindi dotate di efficacia probatoria privilegiata.
Le dichiarazioni dei lavoratori, rese nell'immediatezza dei fatti, presentano una spontaneità e genuinità che non possono però essere trascurate, non avendo i lavoratori sentito alcun interesse a riferire fatti non rispondenti al vero. Inoltre, ove le stesse dichiarazioni contengano una serie di precisazioni e puntualizzazioni in ordine ai tempi ed alle modalità con cui è svolta l'attività lavorativa, queste rafforzeranno tale valutazione.
La tesi dominante nella giurisprudenza di legittimità conferisce rilevanza fondamentale al principio del libero convincimento del giudice, stabilito dall'art.116 c.p.c., il quale dispone che "il giudice deve valutare le prove secondo il suo prudente apprezzamento". In tale ottica si sostiene che "sono liberamente apprezzate dal giudice, nel contesto del complessivo materiale raccolto, le circostanze che il pubblico ufficiale indichi di aver appreso dalle dichiarazioni altrui o che siano il frutto di sue deduzioni". Inoltre, il giudice può anche considerare il materiale raccolto in sede amministrativa prova sufficiente delle circostanze riferite al pubblico ufficiale, qualora il loro specifico contenuto probatorio o il concorso di ulteriori elementi renda inutile il ricorso ad altri mezzi istruttori che confermino o meno le risultanze ispettive.
Le dichiarazioni extragiudiziali del lavoratore, in quanto rese nell'immediatezza dei fatti, e quindi scevre da condizionamenti e carenze mnemoniche, sono generalmente più attendibili di quelle rese in giudizio, se contrastanti. Ciò è tanto più vero quanto più preciso e circostanziato sia il loro contenuto. Inoltre, il giudice riterrà fattore diminutivo della veridicità delle deposizioni giudiziali dei lavoratori che gli stessi siano tuttora dipendenti dell'azienda.
L'art.12 del codice di comportamento degli ispettori dedica una articolata disciplina alle modalità di acquisizione delle dichiarazioni dei prestatori, a sottolineare la rilevanza di tale strumento accertativo. Innanzitutto, le dichiarazioni devono essere acquisite durante il primo accesso, al fine di evitare la dispersione della loro efficacia probatoria. I lavoratori potrebbero essere indotti, successivamente al primo accesso, a ritrattare. La prescrizione del comma 5 impone all'organo ispettivo di formulare domande chiare e comprensibili, tali da non dare luogo a dubbi interpretativi. è previsto, inoltre, che il personale ispettivo debba verbalizzare in modo chiaro e leggibile le dichiarazioni acquisite, inoltre, di tale verbale va data lettura al dichiarante, affinchè questi ne confermi il contenuto, o apporti le correzioni necessarie, e lo sottoscriva.
Come si può osservare, il giudice, nella sua complessiva valutazione, non può prescindere dalle dichiarazioni rese dai lavoratori nel corso degli accertamenti ispettivi anche se si riferiscono a fatti o notizie non avvenute in presenza dell'ispettore ma solo a quest'ultimo riferite.