La decisione di allestire un ufficio, inteso come base fisica operativa dello studio professionale, può dipendere da diversi fattori.
L’allestimento di un ufficio, che sia di proprietà o in affitto, comporta una serie di costi che si deve cercare di mantenere quanto più possibile variabili, specie in fase di start up.
Inoltre va sempre ricordato che, al contrario del detto popolare “l’abito non fa il monaco”, per un professionista è importante, specie se si effettua attività di ricevimento di clientela, trasmettere ad essa una immagine di efficienza e sobrietà, che non deve essere una impressione, ma deve trasparire in automatico dalla struttura stessa, che deve appunto essere non solo efficace nel fornire il servizio, ma renderlo con efficienza.
Ovviamente tutto quanto di seguito indicato segue una premessa fondamentale, e cioè che il professionista sia competente e preparato, e costantemente aggiornato sulle novità inerenti la propria professione, altrimenti nessun aiuto di tipo tecnico / tecnologico sarà in grado di fornirgli un vantaggio competitivo rispetto ad altri colleghi.
Bisogna cercare di operare verificando cosa è davvero necessario in fase iniziale di start up e cosa è differibile in un secondo momento, posto che si presume che in tali occasioni si cerchi sempre di individuare il fornitore dal livello migliore di costo/servizio.
Per quanto riguarda l’arredamento, il budget destinato agli acquisti dovrà tenere conto delle priorità operative e delle necessità logistiche dello studio, rispetto all’utilizzo di arredi di particolare pregio estetico ma poco funzionali.
Se è vero che arredare con più o meno gusto dipende da scelte strettamente personali, il professionista, però, non potrà non avere particolare accortezza almeno nella scelta e nella posizione e conformazione delle scrivanie, alla luce che illumina le stesse e gli altri spazi; e alle sedute utilizzate dai collaboratori e dal professionista durante le molte ore di lavoro.
Le risorse umane che frequentano uno studio possono essere divise tra colleghi, collaboratori / praticanti e assistenti: esaminiamoli separatamente.
Le motivazioni che possono spingere un professionista a inserire nel proprio studio uno o più colleghi (in posizione di subordine) possono essere varie: si può andare dalla necessità di completare la propria offerta professionale, in quanto i professionisti possono essere complementari nelle proprie specializzazioni e conoscenze, alla volontà di condividere una serie di costi fissi, pur mantenendo separate le professioni, infine alla volontà di ampliare la propria base di clientela impostando uno studio misto tra avvocati, commercialisti/esperti contabili, ingegneri, etc.
L’aspetto economico, per quanto riguarda i collaboratori / praticanti è importante, ma in alcuni casi non quanto l’aspetto di crescita professionale: non bisogna sottovalutare quanto il fatto di sentirsi parte di una realtà in crescita e dove ci si sente considerati abbia un impatto straordinario sulla “resa” professionale che gli uni e gli altri, specie se siete in grado (o avrete la fortuna) di scegliere risorse con le quali condividere un percorso di carriera, sono in grado di esprimere.
I praticanti / collaboratori spesso “lasciano” lo studio del dominus perché non vedono per loro possibilità di sbocco professionale oltre un certo livello. Un praticante infatti dovrebbe imparare “un mestiere” frequentando lo studio del professionista ma spesso, proprio a causa del tempo che manca (ma in realtà anche a causa della mentalità del dominus), la formazione che essi fanno è devoluta a quanto riescono a conquistarsi crescendo da soli.
Ovviamente in tali situazioni i più abili e dotati si staglieranno sopra gli altri, emergendo di più e prima rispetto ai loro colleghi, ma saranno proprio questi a fare il salto verso un proprio studio professionale, se non si sarà in grado di farli rimanere all’interno dello studio, fornendo loro una motivazione che non può essere solo quella economica.
Il collaboratore che frequenta lo studio in posizione non di associato ma di subordine, va anch’esso “stimolato”, come e più di un praticante, poiché avendo già delle proprie competenze e capacità che il praticante deve ancora costruirsi, ha meno “pazienza” professionale, e pertanto potrebbe, nel migliore dei casi non essere produttivo quanto ci si aspetta e si spera, e nel peggiore optare anch’esso per la creazione di un proprio studio professionale, con le conseguenze di problematica di gestione clienti affidatigli nel tempo.
Per quanto riguarda invece gli assistenti, l’aspetto economico è purtroppo il principale punto decisionale che si oppone alla scelta di avvalersi di tale supporto: gli studi associati dividono anche il costo di tali risorse, rendendo così possibile avvalersi del contributo di un/una assistente anche quando un singolo professionista non se lo potrebbe permettere.
Le risorse umane vanno gestite e fatte crescere, e un processo di crescita delle stesse dovrebbe essere presente in uno studio, ancorché non esplicitato alle risorse stesse: il titolare dello studio deve quindi avere le idee chiare su come valutare le proprie risorse, “misurandole” e remunerandole, eventualmente anche con dei bonus.
Le attrezzature informatiche sono ormai parte integrante degli strumenti quotidiani di lavoro di ogni professionista: è bene pertanto individuare quali possano essere le soluzioni migliori rispetto alle proprie esigenze.
Fortunatamente Internet è ormai un “non luogo” dove poter trovare informazioni praticamente su tutto, e in particolar modo sulle attrezzature per le quali possiamo trovare schede tecniche, confronti tra prodotti simili, prove effettuate da case produttrici e da semplici utenti, che permettono di crearci un’opinione in merito.
Su internet, inoltre, possiamo anche acquistare online a prezzi spesso più bassi rispetto al vicino rivenditore.
In merito a questo punto va però considerato che:
ciò è sicuramente vero per tutti quei prodotti che sono ormai considerati commodity, e per i quali il servizio che un rivenditore “fisico” può offrirci è molto limitato (es. stampanti da scrivania), se non inesistente, ma non per quelli per i quali la componente di servizio post-vendita che il rivenditore può offrire è fondamentale (es. fotocopiatrici / stampanti di alta gamma), e
che nel caso non abbiate almeno delle minime competenze di tecnologia, non è il caso che vi avventuriate in scelte di prodotti online, ma consideriate di farvi consigliare supportare da un rivenditore/installatore che poi vi seguirà anche per l’assistenza ordinaria/straordinaria dei macchinari.
Per ciascuna attrezzatura informatica occorre verificare, ancora una volta, qual è il livello di utilizzo che ci attendiamo nel breve e nel medio termine, tenendo presente che esistono strumenti che svolgono contemporaneamente funzioni di stampa, fotocopia, fax, e che gli stessi, in caso di utilizzo ridotto, possono essere presi con noleggio a lungo termine.
Per quanto riguarda i computer, questi sono i tipici prodotti che si possono acquistare online con notevoli risparmi. Acquistare online il server risulta, forse, una facoltà che hanno in pochi, proprio a causa della competenza tecnica necessaria.
Per le stampanti, se potete, evitate quelle a inkjet e scegliete una stampante laser: a parità di costo iniziale della macchina i costi copia di una laser sono più bassi, e i toner utilizzati non si seccano come le cartucce di inchiostro in caso di inutilizzo per lungo tempo.
Se invece pensate di avere un elevato carico di copie (stampe / fotocopie) mensili, potete ipotizzare di acquisire un servizio di stampa e non un prodotto.
Per quanto riguarda il salvataggio dei dati, è fondamentale un sistema di archiviazione con backup automatico, fisico o online che sia, che è una sicura ancora di salvataggio nei casi – da scongiurare ma purtroppo sempre più frequenti – di rottura di hard disk e perdita dei dati con conseguenti danni che, anche se spesso reparabili, implicano un carico di lavoro non previsto (che accade sempre quando siamo già sommersi da altro lavoro e scadenze).
E’ bene ricordare che il Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali, richiede che vengano adottate delle misure di sicurezza per evitare i rischi di perdita dei dati.
Per l’acquisizione dei dati, quando possibile conviene archiviare dati sia su carta che su hard disk, mediante scansione degli stessi: una copia digitale infatti è molto più facilmente gestibile e rintracciabile rispetto a un documento disperso tra n faldoni.
Per quanto riguarda il fax, considerando che se ne inviano sempre meno, grazie alla sempre maggiore diffusione delle e-mail quale mezzo di comunicazione, e alla recente introduzione della PEC, Posta Elettronica Certificata, una soluzione conveniente ed efficiente può essere quella di utilizzare strumenti web di invio/ricezione forniti da TLC provider: pagando una quota minima annuale o mensile, si sceglie un numero fax con un qualsiasi prefisso, in Italia o all’estero, e si possono inviare fax tramite e-mail e/o cellulare, e riceverli direttamente nella propria casella e-mail o consultarli via web sul sito del fornitore.
Un’alternativa è comunque di avere un fax server (con un modem collegato al PC) che riceva il fax e lo archivi sul PC e lo invii direttamente sulla nostra casella e-mail (e anche sul telefonino, se abbiamo attivato un servizio di mail su cellulare).
Per il mondo delle TLC le offerte e le soluzioni sono così variegate e si rinnovano così rapidamente, che l’unico supporto concettuale che riteniamo di poter dare sono le seguenti indicazioni a livello generale:
a) Identificare un servizio di connettività ADSL per l’ufficio anche minimo all’inizio (l’upgrade si può fare in qualsiasi momento), in modo da poter utilizzare ove possibile la tecnologia VOIP per le comunicazioni: tale tecnologia, che permette un notevole risparmio, specie nelle chiamate internazionali, e nelle conference call, sta diventando sempre più frequente tra professionisti, che usano la banda ADSL per le telefonate, riducendo il ricorso alla linea telefonica tradizionale;
b) Attivare sul proprio telefono cellulare (che ormai è il numero primario – se non unico – per molti professionisti) anche un servizio di e-mail: oltre a garantire una presenza / reperibilità migliore nel confronto della propria clientela, se associato al servizio di cui sopra (fax su e-mail), ciò permetterà di non essere fisicamente obbligati, per parte del proprio lavoro, a dipendere dall’ufficio, nel senso fisico del termine, per ricevere notizia del fax in arrivo.