Il decreto legge n.112 del 25 giugno 2008 ha eliminato l'obbligo di tenuta dei libri paga e matricola e di altri libri obbligatori, ed ha introdotto il libro unico del lavoro. Il chiaro intento del legislatore è di semplificare gli adempimenti nella gestione del rapporto di lavoro.
Risulta opportuno precisare subito che, la funzione del libro unico del lavoro è completamente diversa rispetto a quella dei libri paga e matricola. Infatti, considerando che dal 1 marzo 2008 è obbligatoria la comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, non risulta più necessario, tenere un registro che provi la regolarità del rapporto di lavoro. Questa regolarità viene provata con la comunicazione di instaurazione che deve essere inviata il giorno precedente l'assunzione.
Obiettivo, quindi, del libro unico del lavoro è quello di consentire la verifica della corretta gestione del rapporto di lavoro con riferimento ai profili retributivi, fiscali, assicurativi e previdenziali ed il rispetto delle norme relative all'orario di lavoro.
Dall'esame del decreto ministeriale applicativo del 9 luglio 2008 si ricava un'altra importante novità che riguarda l'esplicita impossibilità di tenuta manuale del libro unico del lavoro.
Il nuovo libro unico del lavoro dovrà essere preventivamente vidimato. In realtà nel caso di stampa laser, e di tenuta automatizzata del libro unico del lavoro, sarà sufficiente una preventiva autorizzazione. La preventiva vidimazione, quindi, riguarda soltanto l'ipotesi di tenuta del libro unico del lavoro su fogli mobili, che saranno successivamente stampati su stampante ad aghi.
Per quanto riguarda la rilevazione delle presenze, queste, non dovranno più essere rilevate ogni giorno, come avveniva prima, ma potranno essere riportate nel libro unico del lavoro entro il 16 del mese successivo. Quindi, le presenze potranno essere rilevate quotidianamente su supporti che garantiscano chiarezza, e successivamente trasferiti nel libro unico del lavoro entro il 16 del mese successivo. La medesima scadenza, il 16 del mese successivo, è prevista per le scritture relative ai dati delle retribuzioni, delle trattenute, ecc.
Altro obbligo introdotto dal legislatore riguarda l'esibizione, su richiesta degli organi di vigilanza, e solo per aziende con più di 10 dipendenti o più sedi, di elenchi riepilogativi mensili. Tali elenchi hanno l'obiettivo di fornire, con una certa immediatezza, un quadro riepilogativo utile per azzerare i tempi delle ispezioni. La mancata produzione degli elenchi non è soggetta a sanzione.
Il libro unico del lavoro potrà, alternativamente, essere tenuto presso la sede legale o presso un consulente del lavoro o altri soggetti abilitati. L'importante è l'immediatezza con la quale le scritture del libro unico del lavoro sono messe a disposizione degli organi di vigilanza. Si esclude la possibilità che il libro unico del lavoro sia tenuto presso una sede aziendale diversa da quella legale.
Fino al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro potranno continuare ad utilizzare il libro paga precedentemente in uso. Alcune disposizioni sono, invece, subito valide, in particolare: l'abrogazione del libro matricola e del registro d'impresa; l'abrogazione dell'obbligo di compilazione giornaliera del libro presenze; la modifica della sede di conservazione delle scritture e dei documenti di lavoro.
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